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　　精选文档精选文档 PAGE PAGE15 精选文档 PAGE 文秘工作简介学习目的和要求：认识文案工作的基本要乞降文案制作的基本环节，学习办公函件的撰制、传达和办理的方法，掌握文案工作的操作技术。学习要点：①文案制作基本环节；②办公函件的撰制、传达和办理；③文件编写、排版、校正和印制。一、秘书文案工作的要求文案是各种机关、组织和企事业单位内行政管理过程中形成的拥有法定效劳和规范体式的文案，是依法行政和进行公事活动的重要工具。办文，即文案的制作和办理是秘书最主要的工作之一，此中文案制作是办文的第一步。从广义上来讲，秘书的文案工作包含各种文案的制作、编写、办理、整理（立卷），从文案形成到办理完成，单位的领导人、秘书人员及其余相关的业务人员都共同参加的一系列工作。如领导人对文案予以签发、批办，业务人员、秘书人员进行包办、注办、撰拟文稿、文件归档等。文案工作对于保证机关组织政务通畅，文件办理正确、实时、安全拥有重要作用。在详细介绍文案工作的详细内容从前，第一来进行一个自我测试，看看你对文案工作的基本认识： 1．开始写公函从前，我能理解这份文件的目的。（） 2．开始写从前，我能明确考虑读者的特色。（） 3．每写一篇从前，我自信我能够写好它。（） 4．看到什么，感觉到什么，我都会用笔录下来，累积起来。（） 5．我会把最重要的内容放在公函开头或结尾部分。（） 6．定稿的时候会检查标题、时间、名称能否有误。（） 7．用最简洁的语言表达最为清楚的意思。（） 8．我老是用从前写过的文件格式来做样本，仅做内容上的变动。（） 9．我每次都会抽时间对我的文章进行改正和润饰。（） 10．我不理解的东西不会写在文章里。（）以上10个问题每打一个“√”得1分，得分低于5分，说明你对文案工作的缺乏认识，一定仔细学习本章内容；得分6-8分，说明你有必定的文案写作知识，需要经过本章内容加以总结和提升；得分9-10分，说明你的文案写作功底不错，应当要点看看本章一些理论性强的内容。（一）秘书人员文案工作的内容文书工作的基本任务是：正确、实时、安全地公函，当好领导的顾问和助手，为改革开放和社会主义现代化建设服务。其详细任务主要有以下几个方面：发文办理。包含文件的交拟、拟稿、核稿、签发、印制、校正、用印、登记、封发、传达等工作。 2.收文办理。包含收进文件的签收、登记、传阅、拟办、批办、包办、催办、注办等工作。文件管理。包含公函资料的平时管理和收发文办理过程中形成的文书档案资料的整理、分类归档、供给利用等工作。文件保密。搞好文件保密教育和检查，恃别是“三密”文件的登记、保存、清退和销毁等工作。文件贯彻落真相况的敦促检查工作。领导人交办的相关文的其余工作。（二）文案工作的要求依据《国家行政机关公函办理方法》第一章第四条，“公函办理应当坚持脚踏实地、精简、高效的原则，做到实时、正确、安全。” ．实时实时是对文案工作的效率要求，也是文案工作特征的详细表现。实时其实不等于快速，从文案工作整体上讲，实时的原则要求应依据所要办理文件内容的轻重缓急进行办理，有些文件收到就办理是实时，有些文件放置几日再办理也是实时。所以，实时办理文件，要点是做到不积压、不迟延、不误时、不耽误事情。为此，第一，一定明确办文的时限，即规定每个详细文案办理工作环节的时间，以保证文案工作的整体效率；其次，要简化办文手续和难度，如倡导“报刊行文”、“网上行文”等；最后，要采纳现代化的办公手段，以加速办文的速度。 2．正确正确是对文案工作的质量要求，是文案工作的基础。保证文案及文案工作的质量，关系到文案功效的正常发挥，甚至关系到国家及社会组织的根本利益。作为文案工作的要求，准确既包含文案自己的质量，也包含文案办理程序各环节的质量。第一，在文案的拟制过程中，要求严格履行党和国家的法律、法例和政策，做到看法正确，格式规范，用语切实；其次，在文案办理过程中要表现严肃、仔细的工作作风，做到程序完好，手续齐备，运行到位；最后，为保证文案与文案工作的正确，要成立、健全文案工作的规则，合理设计文案办理程序，提升秘书人员的素质，改良秘书人员的工作作风。 3．安全安全部是对文案工作的管理要求。保护文案工作的安全，第一要保证文件内容的安全，特别是一些波及国家机密的文件，要严格恪守《中华人民共和国守旧国家奥密法》的相关规定，成立完美的拟制、办理和运行管理制度，除去和防备不安全要素，尤应注意在计算机和网络环境中保证公函内容不被盗取、窜改或损毁。其次，要保证文案实体的安全。包含使用比较持久的笔迹资料和符合要求的载体资料，减少文案的各种人为或自然破坏要素，注意防火、防潮、防虫蛀、防丢掉，保证文件安全。 4．精简精简是对文案工作的数目要求。主要指控制发文数目，战胜官僚主义、和文牍主义。公函固然是行政工作不行缺乏的工具，但它也不是全能的。行文过多不单无益，反而有害，简单使各级领导干部堕入“文山” ，整天批阅文件，没法深入实质，深入民众，进而滋长官僚主义；同时也使大量机关工作人员堕入“文渊” ，把主要精力用于写文件，闭门造车，纸上谈兵，进而滋长文牍主义；也使一些领导干部把发文件作为独一的工作手段，产生不发文件不重视、不加“红头”不正规、不转发文件担责任的错误看法，进而滋长了凡事必发文的。因而可知在文案工作中力争精简公函，拥有十分重要的意义。秘书人员必须坚持精简原则，侧重实效，严格把好行文关、审查关，凡是发可不发的公函，一律不发，可长可短的公函，一律要简洁。 5．一致一致是对文案工作的组织要求。文案工作的一致，一是要推行一致领导，一般由办公室及其秘书部门一致领导和管理机关的文案工作；二是推行一致的公函办理制度，以实现公函办理的规范化、制度化和科学化；三是推行一致的公函办理渠道，应由公函办理部门或公函办理人员一致负责文件的收发、分办、拟办、核稿、用印、整理和销毁等；四是推行一致的公函格式。二、秘书文案的撰写与编写文案的构造文案的构造是指公函的各个构成部分，《国家行政机关公函办理方法》第八条规定，“公函一般由奥密等级和保密限期、紧迫程度、发文机关表记、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题辞、抄送机关、印发机关和印发日期等部分构成。” 为了保证文案的严肃性、威望性和规范化，文案的各个部分都应依照相关规定：（一）波及国家奥密的公函应当注明密级和保密限期，此中， “绝密”、“机密”级公函还应当注明份数序号。（二）紧迫公函应当依据紧迫程度分别注明“特急” 、“急件”。此中电报应当分别注明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。（三）发文机关表记应当使用发文机关全称或许规范化简称；联合行文，主办机关摆列在前。（四）发文字号应当包含机关代字、年份、序号。联合行文，只注明主办机关发文字号。（五）上行文应当注明签发人、会签人姓名。此中， “请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。（六）公函标题应当正确简要地归纳公函的主要内容并注明公函种类，一般应当注明发文机关。公函标题中除法例、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。（七）主送机关指公函的主要受理机关，应当使用全称或许规范化简称、统称。（八）公函若有附件，应当注明附件次序和名称赢博体育。（九）公函除会议纪要和以电报形式发出的之外，应当加盖章章。联合上报的公函，由主办机关加盖章章；联合下发的公函，发文机关都应当加盖章章。（十）成文日期以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。电报以发出日期为准。（十一）公函若有附注（需要说明的其余事项），应当加括号标明。（十二）公函应当标明主题辞。上行文依照上司机关的要求标明主题辞。（十三）抄送机关指除主送机关外需要履行或了解公函的其余机关，应当使用全称或许规范化简称、统称。文案的撰写机关组织的文案与一般的文章不一样，其撰写和编写也有特定的要求。秘书的文案以公函及应用文为主，其文体是一种兼有谈论文、说明文、记述文一般特色的应用文，但在详细撰写上又显然有别于以上三种文种。 1．标题的撰写文案的标题一般由发文机关、事由和文种三部分构成。如：《××有限公司对于增强职工职业道德建设的通知》。这三部分一般要求写完好，但有时也能够省略某些部分：省略发文机关，如：《公司财务公则》。省略事由，如：《××有限公司决定》省略发文机关和事由，如：《会议纪要》。公函标题一般表记在红色反线行处，函的公函标题在发文字号下空 2行处；居中排版，用2号小标宋体字；假如字数偏多，则分行摆列，分行时不要把各行上下对齐排成等长，可视字数多少居中排成一行或二至三行，不得将两个字以上的词（语句、语意群）打开排在不一样行的首尾，要做到语意完好、摆列对称、间距合适。 2．正文的撰写 1）正文的内容要吻合党的路线、目标、政策和相关规定，吻合国家的法律、法例，提出新的政策规定要注意保持连续性，提法要同已宣布的文件相连接； 2）正文的格式应吻合特定文种的要求，与文种的格式、用语相一致； 3）正文反应的状况、问题、数据等一定真切靠谱，提出的举措和方法，吻合工作实质，确实可行； 4）内容波及的相关部门要经过协调、会谈，获得一致建议； 5）在文字表达上要看法正确，看法鲜亮，条理清楚，有条有理，篇幅简洁，脚踏实地，符合语法例范，正确使用标点符号。特别提示公函写作时的禁忌老是等到上司提出要求的时候才开始着手采集资料。喜爱用过多的成语或感彩浓重的词句。请听这一例文喜爱用过多的专业术语来夸耀。数字的用法不吻合要求。语言文字存在歧义滥用简称文案的用语文案用语要注意规范化、专业化，要吻合现代汉语规范和语法，一些方言、口语、不太正规的名词、简称、字符尽可能不要出此刻文案中。文案在使用过程中形成了很多常用语，秘书人员应熟习和掌握这些用语，并在文案的写作中加以运用，增添文案的语气和规范性。（1）开头用语文案开头部分用于说明发文原因、意义、依据，或介绍背景资料及状况等，一般能够用：为、为了、依据、依照、依照、依照、基于、因为、目前、目前、兹（此刻）、兹有、兹将、兹派（2）承启用语文案顶用于连结开头与主体部分，或许是各部分之间能够用：依据现决定、依据特通知以下；依照通告以下；为了现决定；为通告以下；为此，现就问题请示以下；现将报告以下；现就问题，提出以下建议；经赞同，现将相关事项通知以下；拟采纳以下举措；经研究，回复以低等。 3）引述用语：文案中如需要引用原文或其余文案中的内容，能够使用引述用语。批复或复函引述来文作为依照的用语，如：悉、收悉、敬悉、欣悉批转用语，如：批转、转发、印发 4）称呼用语文案中如提到不一样的称呼，能够用：我、贵、你、本、该等。 5）经办用语文案中波及到事情经办时，能够用：经、业经、兹经、未经、拟、拟办、制定、实行、暂行、试行、可行、参照履行、鉴定、审批（6）表态用语文案如需要对详细问题进行表态，能够用：赞同、不一样意、原则赞同、可、不行、照办、望辅助办理、赶快见复。 7）结尾用语文案的结尾部分应使用规范的结尾用语，比方：“请示”可用：当否，请批改；以上建议如无不当，请赞同为荷“函”可用：请研究后函复；盼予函复；不知尊意怎样，盼函告“报告”可用：特此报告，请批阅；请指正“批复、复函”可用：此复；特此批复；特此函复；特此专复知照性公函可用：特此通告大陆、香港、台湾公函用语比较表大陆香港台湾初步语依据、为了、依照、查、兹因、依照、兹、查、对于、谨查、任、兹因、基于、现将因特派、任命贵、钧、台端、阁下、钧、大、贵、钧长、称呼语本、我、你、贵、该钧座、台端、先生、敝君、该、本女士、职赞同、可行、不行、照办、应予照准、准予照办、表态语迅即办理、现予转发不、不行、可、不得不便照准、应无须议、应予驳回期请语经办语结尾语请、希望、切望、至请（恳请、拟请、即请）、盼、敬请、希、予、希（务希、恳希）、望、盼尚祈、如蒙经、兹经、业经、责成、任命（托）、经现经、制定此（复、令、布）、特此、为（要、盼、感、荷）、希此、特此（通知、布（研究履行）、以上报告，告）此致、谨致请批复，当否，请批复，敬请函复请鉴核、请核示、备查、请查照见复、请核备、希照办遵经、遵即、业经、经已、均经、迭经谨呈、谨陈、敬陈、右陈、此致、此上 3、文案中数字的用法文案中的数字目前使用时任意性较大，不单显得杂乱，并且简单造成歧义现象，影响工作的正常睁开。文案中数字的运用应依照以下规则进行： 1）统计表中的数值一定使用阿拉伯数字。 2）定型的词、词组、成语、习用语、缩略语或拥有修辞色彩的词语中作为语素的数字，一定使用汉字。 3）阳历世纪、年月、年、月、日以实时间中的时、分、秒要求使用阿拉伯数字。年份一般不简写，一定写全 4位数，如 2005年。可是中国干支纪年和农历月日要求使用汉字。这种纪年不该与阳历月日混用，并应采纳阿拉伯数字括注阳历。如：秦文公四十四年（公元前 722年）含有月日简称表示时间、节日和其余意义的词组假如波及一月、十一月、十二月，应用间隔号“·”将表示月和日的数字分开，并外加引号，防止歧义。波及其余月份时，不用间隔号，能否使用引号，视事件的知名度而定。如“一二·九”运动（ 12月9日）又如：五四运动、“三一五”行动 4）物理量量值一定用阿拉伯数字，并正确使用法定计量单位。 5）非物理量一般状况下应使用阿拉伯数字。 6）相邻的两个数字并列表示概数，一定使用汉字，连用的两个数字之间不得用顿号“、”分开。如：十二三岁、一两个小时等三、文案排印与校正文案的字体或字号 1、文案字体文案的字体分为汉字字体、外文字体和数码字体三种，以下所述：（1）汉字字体，常用的有宋体、黑体、楷体和仿宋体四类，别的，还有长牟体、扁黑体、隶书体等，但秘书人员在公函写作中常用的主要有黑体、宋体和仿宋体，其实艺术性强的字体一般不宜在正式的公函中。 2）外文字体，常用的有白正体、白斜体、黑正体、黑斜体，别的还有手写体、花体等。 3）数码字体，常用的为阿拉伯数码，有白正体、黑正体、白斜体和黑斜体等。别的还有各式圈码（如阳码、阴码）及角码（如上角码、下角码）等。 2、文案字号文案的字号能够分号数制、点数制、级数制三种，以下所述：（1）号数制是用以计算字面大小的制度，常用的有 11种：初号（边长为 14.76mm）、小初号(12.0mm)、1号(9.8mm)、2号（7.35mm）、3号（5.6mm）、4号（4.9mm）、小4号（4.2mm）、 5号（3.675mm）、小5号（3.15mm）、6号（2.8mm）、7号（1.8375mm）等。按字号之边长，能计算出倍数的关系分类，如，初、 2、5、7号；1、4号；3、6、8号的边长均成倍数关系，为计算、变换安号供给方便。（2）点数制是国际上通用的计算字面大小的制度，以“点”数多少差别字面的大小，级数制是照排计算字面大小的制度，以“级”数多少差别字面的大小。文案的排版文案的排印是秘书人员的一项基本功，文案撰写、改正、定稿此后，为了让读者更好地阅读和认识文案的内容，常常经过排版来达到醒目、雅观、清楚的目的。为保证公函的严肃性和规范性，一般不得任意更换字体和字号，不要采纳各种艺术字体，或许同一篇文案中采用几种字体。公函文字从左至右横写、横排。公函应左边装订，不掉页，。保证公函的封面与书芯不零落，后背平坦、不空。公函用纸一般采纳国际标准 A4型（210mm×297mm），左边装订。张贴的公函用纸大小，依据实质需要确立。公函页边与版心尺寸：公函用纸天头（上白边）为： 37mm±1mm，公函用纸订口（左白边）为： 28mm±1mm，版心尺寸为：156mm×225mm（不含页码）文案的规范排版详细要求以下：（1）奥密等级和保密限期如需表记奥密等级，用 3号黑体字，顶格表记在版心右上角第 1行，两字之间空 1字；如需同时表记奥密等级和保密限期，用3号黑体字，顶格表记在版心右上角第 1行，奥密等级各保密限期之间用“★”分开。（2）紧迫程度如需表记紧迫程度，用 3号黑体字，顶格表记在版心右上角第如需同时表记奥密等级与紧迫程度，奥密等级顶格表记在版心右上角第 1行，两字之间空 1字； 1行，紧迫程度顶格表记在版心右上角第 2行。（3）发文机关表记由发文机关全称或规范化简称后加“文件”构成；对一些特定的公函可只表记发文机关全称或规范化简称。发文机关表记上面沿至版心上面沿为 25mm。对于上报的公函，发文机关表记上面沿至版心上面沿为 80mm。发文机关表记介绍使用小标宋体字，用红色表记。字号由发文机关以醒目雅观为原则裁夺，可是最大不可以等于或大于 22mm×15mm。联合行文时应使用主办机关名称在前， “文件”二字置于发文机关名称右边，上下居中排布；如联合行文机关过多，保证公函首页显示正文。（4）发文字号发文字号由发文机关代字、年份和序号构成。发文机关表记下空 2行，用3号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码表记；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；序号不编虚位（即 1不编为001），不加“第”字。发文字号之下 4mm处印一条与版心等宽的红色反线）签发人上报的公函需表记签发人姓名，平行摆列于发文字号右边。发文字号居左空 1字，签发人姓名居右空 1字；签发人后标全角冒号，冒号后用 2号楷体字表记签发人姓名。若有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第 1行，其余签发人姓名从第 2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关次序挨次顺排，下移红色反线，应使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行并使红反线）公函标题红色反线号小标宋体字，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完好，摆列对称，间距合适。（7）主送机关标题下空1行，左边顶格用 3号仿宋体字表记，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多而使公函首页不可以显示正文时，应将主送机关名称移至版记中的主题辞之下、抄送之上，表记方法同抄送。（8）公函正文主送机关名称下一行，每自然段左空 2字，回行顶格。数字、年份不可以回行。（9）附件公函若有附件，在正文下空1行左空2字用3号仿宋体字表记“附件”，后标全角冒号和名称。附件若有序号使用阿拉伯数码（如：“附件：1.××××”）；附件名称后不加标点符号。附件应与公函正文一同装订，并在附件左上角第1行顶格表记“附件”，有序号时表记序号；附件的序号和名称前后表记应一致。如附件与公函正文不可以一同装订，就在附件左上角第1行顶格表记公函的发文字号并在后来表记附件（或带序号）。 10）成文时间用汉字将年、月、日标全；“零”写为“O”。 11）特别状况说明当公函排版后所剩空白处不可以容下印章地点时，应采纳调整行距、字距的举措加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采纳表记“此页无正文”的方法解决。（12 ）附注公函若有附注，用3号仿宋体字，居左空2字加圆括号表记在成文时间下一行。（13 ）主题辞 “主题辞”用3号黑体字，居左顶格表记，后标全角冒号；词目用 3号小标宋体字；词目之间空一字。（14）抄送公函若有抄送，在主题辞下1行；左空一字用3号仿宋体字表记“抄送”，后标全角冒号；抄送机关间用顿号分开，回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关标句号。如主送机关移至主题辞之下，表记方法同抄送机关。（15）印发机关和印发时间位于抄送机关之下（无抄送机关在主题辞之下）占 1行地点；用 3号仿宋体字。印发机关左空1字，印发时间右空 1字。印发时间以公函付印的日期为准，用阿拉伯数码表记。（16）页码用4号半角白体阿拉伯数码表记，置于版心下面缘之下一行，数码左右各放一条 4号一字线，一字线字。空白页和空白以后的页不表记页码。（17）公函中的表格公函如需附表，对横排 A4纸型表格，应将页码放在横表的左边，单页码置于表的左下角，双页码置于表的左上角，单页码表头在订口一边，双贾码表头在切口一边。公函如需附 A3纸型表格，且当最后一页为 A3纸型表格时，封三、封四（可放分送，不放页码）应为空白，将 A3纸型表格贴在封三前，不该贴在文件最后一页（封四）上。知识链接文书的底稿文书的底稿是指文书的文稿和文本。同一内容和形式的文件，根据其在撰制印刷过程中的作用，依据其使用时的不一样需要，常常形成不同的文稿和文本。一、文书的文稿：底稿：底稿是指内容和文字表述都还未成熟的文书原始稿件。定稿：指公函的底稿经过改正并由领导人批阅、签发或许会议谈论正式经过的最后达成的定型文稿。只有定稿才能形成正式文件。二、文书的文本：正本：是依据已经签发的定稿所制发的正式文件文本。正本拥有标准规范的格式和奏效标记，拥有法定效劳，其凭据价值获得法律的认同和保护。正文又可分为：定型本、试行本、暂行本、订正本。副本：是指公函形成以后，因为实质工作的需要，常常使正本文件发生很多增值或变态文本，这种依据公函正本复制、誊抄的其余文本称为副本。副本又称手本。四、文案的审查和签发文案的审查审查又称核稿，是指文稿在送交机关领导签发从前，对文稿的内容、体式等进行全面的检查鉴定。详细来说，审查的要点应包含以下几点： 1）能否确需行文； 2）行文方式能否稳当； 3）能否吻合行文规则和拟制公函的相关要求； 4）公函格式能否吻合《国家行政机关公函办理方法》的规定； 5）文稿的文字表述能否简洁、通畅，能否吻合语法、逻辑规范，标点符号的使用能否正确，文字有无错漏，文稿的段落、条款之间能否有互相矛盾，前后不一致以及重复交错等现象。审查的重要在于文案的必需性，可行性以及内容上的合理性。签发签发是机关单位主管领导对已经审查的文稿进行最后的鉴定后，在发文稿纸上签订赞同发文建议，并签注自己的姓名和日期的环节。签发是发文办理过程中最重要的一个程序。签发的原则主要有以下几条：、以本机关名义制发的上行文，由主要负责人或许主持工作的负责人签发；以本机关名义制发的下行文或平行文，由主要负责人或许由主要负责人受权的其余负责人签发。、由部门拟稿，以机关单位名义的发文，应先由部门负责人审稿和文秘部门负责人审核，再交领导人或主管该部门事务的副职领导人签发；以部门名义的发文，由部门负责人签发，此中波及重要问题的或部门掌握禁止的发文，还应报领导人核签或加签，或许报请领导人签发。、经会议经过的发文，由主持人或秘书长签发；机关单位内部会议经过的，可由正职或副职领导人或许办公厅（室）主任签发。 4、与其余机关单位联合发文，应与相关机关单位会签。复核复核是指公函在正式印制前，文秘部门对其进行复查审查，主要包含：审查办理程序、附件资料、文件格式等方面。．审批、签发手续能否齐备；．附件资料能否齐备； 3．格式能否一致、规范。五、文案的缮印和校正文案的缮印缮印，是依据发订婚稿制成文件正本的过程。文案在经过审查和复核后，确立正文及其形式上正确无误，即可进行缮印。缮印应注意以下问题： 1．一定忠实于经过审查签发的定稿，不一样意任意变动原稿的文字、标点符号、格式，也不一样意调动原稿的段落；．版面设计雅观大方，用纸、格式、印刷等要吻合相应的国家标准；吻合《国家行政机关公函格式》中的相应规定等；．缮印过程中应注意做好保密工作，不得让没关人员任意翻阅原稿和印制的文件； 4．缮印程序若有必需还应成立相应的登记制度。缮印过程中要保证文案版面洁净无底灰，笔迹清楚无断划，尺寸标准，版心不斜，偏差不超出 1mm。双面印刷；页码套正，两面偏差不得超出 2mm。黑色油墨应达到色谱所标 BL100％，红色油墨应达到色谱所标 Y80％，M80％。印品着墨实，平均；字面不花、不白、无断划。文案应左边装订，不掉页。文案的封面与书芯不零落，后背平坦、不空。两页页码之间偏差不超出 4mm。骑马订或平订的订位为两钉钉锯处订眼距书芯上下各 1/4 处，赞同偏差 ±4mm。平订钉锯与书脊间的距离为 3mm～5mm；无坏钉、漏钉、重钉，钉脚平伏坚固；后背不行散页明订。裁切成品尺寸偏差± 1mm，四角成 90o，无毛茬或缺损。文案的校正文案的校正是保证文案形式规范，内容正确的重要门路。文案代表着一个法定单位的权威性和严肃性，但因为在文案撰写、编写的各个环节都有能够出现各种各种的错误和问题，文案的校正环节就显得更为必需。 1、校正的要求校正时要注意以下要求： 1）初校与复校相联合。校样应先由负责缮印的部门或人员初校，而后再由文秘部门或拟稿人复校，以保证文本的正确性。 2）以定稿为依照。校正时发现校样中有文字、标点符号与定稿不符的，或文件格式不吻合规定的，可予以改正；若发现定稿中的文字、标点符号错漏，有疑问或需商酌的地方，不可以任意变动，应作为问题向相关人员提出，由签发人考虑改正。 3）校改时文字要牵第一版芯。校样上校出的错漏之处，要以醒目的色笔和规定的符号注明，并牵第一版芯，不要在校样的文字长进行变动。 4）校正工作完成后，还应付文件的格式、各种附带标记作全面的复查，复查无误后，在发文稿纸的校正人栏目中填写校正人的姓名，而后付印。 2、文案校正的内容 1）把原稿和校样采集齐备，检点页码能否连接，一致全书格式，特别是不属正文的部分，如内封(扉页)、目录、索引、参照文件、序、序言、后记、插图、插表等，应作仔细的整理。 2）按次序检点或编排页码。如为上下册页码连结的书本，还须查明本册页码与上册页码能否连接。密码与插页都一定注明。特别是从双页码跨到单页码排的表格、插图、脚注等能否因页码改正而不行双单码。编好页码后再检点一遍。如彩图或图版未能实时送校正，应留出页码。 3）查察文眉(或中缝)文字，能否吻合要求。 4）目录与正文标题一一查对，并填页码。注意目录的层次应与正文标题层次一致。 5）一致图注和表头格式。 6）检查各级标题所用字号、字体和格式能否一致。 7）挨次检点图序、表序、公式序和标题序。（8）脚注与文中所表达的注码序次能否一致。 9）如遇缺图、重制图等，在校样上一定贴上纸条，单码贴在左上角，双码贴在右上角。 10）参照文件如系制版，应注意前后能否连接，版口能否一致。（11）插图(表)注或图版说明中的说明文字与图 (表)中的代号序数能否一致。另面排的图 (表)版说明与图(表)版最好排成双单码。 12）变动页码时，应将图移向切口。 13）检查索引中的汉字笔划及外文字母次序。 14）检查各校次中校改能否正确，书写有无笔误，特别要注不测文的误改。 15）检查各校次中提出的问题和其余版式中的应注意事项。 16）检点全文脚码。 3、校正的方法比较合适文件校正的方法主要有对校法、折校法、读校法。 1）对校法，合用于定稿上变动许多的状况。操作要领是：将定稿置于校正者左方或上方，校样置于右方或下方，逐字逐句查对。 2）折校法，合用于定稿整齐、变动不多的状况。操作要领是：定稿置于桌上，轻折校样，将此中待校文字处于页面第一行，压在定稿相应文字行下，与定稿上的文字一一查对。 3）读校法，主要合用于定稿内容浅易简单，冷僻字、专用名词术语较少，格式变化不大的状况。操作要领是：二人合作，一人读定稿，一人看校样校正。六、文案的用印和散发用印用印，是指在需要用印的文件上盖上发文机关的印章的程序。机关的印章是机关履行职权的凭据，是文件有效性的重要标记，也是文件格式的构成部分。机关印章应由文秘部门指定专人负责掌管，并成立必定的用印制度。用印需注意以下几点：、 1．用印一定经相关负责人赞同，并由掌管机关印章的特意人员经手负责； 2．用印文件的制发机关一定与印面一致，用印文件的内容一定与签发的定稿符合，不然不得用印； 3．用印时，印面要正直清楚，用印的地点要正确，不得模糊或歪倒，要严格依照《国家行政机关公函格式》的规定用印； 4．要依据发文的印数核适用印的份数，超出印数的不可以用印；要防备将印章错盖在漏印的空白纸上； 5．送印刷厂印制的文件，如需套印机关印章时，应派专人送取； 6．经过报刊等公布文件时，签发稿上应加盖章章。 7．单调发文印章：单调机关制发的公函在落款处不署发文机关的名称，只表记成文时间。成文时间右空4字；加盖章章应上距正文2mm～4mm，正直、居中下压成文时间，印章用红色。当印章下弧无文字时，采纳下套方式，即仅以下弧压在成文时间上；当印章下弧有文字时，采纳中套方式，即印章中心线．联合行文印章：当联合行文需加盖两个印章时，应将成文时间拉开，左右各空 7字；主办机关印章在前；两个印章均压成文时间，印章用红色。只好采纳同种加盖章章方式，以保证印章摆列齐整。两印章间互不订交或相切，相距不超出 3mm。当联合行文需加盖 3个以上印章时，为防备出现空白印章，应将各发文机关名称（可用简称）排在发文时间和正文之间。主办机关印章在前，每排最多 3个印章，两头不得超出版心；最后一排如余一个或两个印章，均居中排布；印章之间互不订交或相切；在最后一排印章之下右空 2字表记成文时间。表：×××（单位名称）文件用印登记簿时间用印单位用印文件标题件数批用经准印手备注人人人登记登记，是指文件用印以后封发从前，对文件主要内容进行登记检查的环节。其作用主假如为了便于对发文的管理、统计和核查。发文登记一般使用簿册式。采纳簿册登记，一般以年度为单位，每年度使用一册。一个单位经常有三种发文登记簿。即内收发的《发文登记簿》、内收发对外收发的《送文登记簿》和外收发的《发文登记簿》。表：×××（单位名称）发文登记簿顺密份序日期发文号文件标题发往机关归卷状况备注号级数封发封发，是指对印制完成、需要发出的文件按发放范围进行分装和发送的环节。封发文件应注意以下几点： 1）文件分装从前，先要看发文稿纸注明的发送单位、密级、紧迫程度、有无附件等，而后按发送份数进行分装。 2）收文机关的地点、收件人要书写正确、清楚，笔迹工整，防止差错。 3）要明确文件发送的方式，不一样要求的文件采纳不一样的传达方式，如邮递、机要交通传达、专人传达等，一般不要拜托别人代捎代送。 4）文件封装发送此后，秘书人员应将发文的底稿和文件的正本实时归卷，留待年关立卷归档。表：×××（单位名称）送文登记簿日期封号发往机关发送方式签收时间签收人备注本章小结文案办理工作是秘书工作的重要构成部分，它是环绕文件的撰制、传达、办理和管理而睁开的一系列活动。秘书人员应当认识文案工作的基本要求，熟习文案制作的基本环节，掌握文案的构造特色，并环绕这几个方面的问题，侧重培育、训练文案制作、编写、改正和处理的实质操作能力。习题 1、秘书人员文案工作的内容包含哪些方面？ 2、规范的公函由哪些部分构成，各有什么要求？ 3、文案中数字的使用有哪些规定？ 4、文案缮印时有哪些格式要求？技术训练公函改错题(阅读以下公函，并回答相关问题 ) 仁达车床厂商调函调字[2005]3 号奥达棉纺厂：我厂技术员吴××同志，男，现年 40岁，1985年毕业于北方工业大学，目前是我厂技术骨干。该同志工作一向仔细负责，有较高的专业技术水平。其家住在你厂邻近，家中有老母及卧床不起的老婆需要照料。该同志近来提第一版面申请，恳求调往你厂工作，以照料家庭。经研究，我厂赞同他的要求，特致函与你们联系。仁达车床厂(印章) 2005年×月×日 (1)函作为一种正式公函，行文时要求一定郑重，详细有哪些要求 ? 读完此文，你感觉有什么不稳当的地方，说出原因并予以改正。奥达棉纺厂收到此函以后，经厂办公会议研究决定原则上赞同接收吴××，但需吴 ××相关资料以便查核以后作出决定，请你代拟一份复函，字数不超出 200宇。

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